GTI José Manuel González

Las estrategias: conocer pormenorizadamente la o las estrategias que se están aplicando, si es la adecuada y conocida por todos los integrantes de la organización.

La cultura: ser consciente de la evolución que ha tenido la empresa en éste ámbito durante su historia, especificando su sistema de valores, costumbres, estilos de administración, formas de comunicación y lenguaje, aspectos únicos o singulares con respecto a otras empresas.

Los comportamientos: para conseguir información interesante en éste aspecto es preciso centrarnos en la observación de opiniones, imágenes y actuaciones individuales y colectivas, que se completarán con las características derivadas de las funciones y tareas que se desarrollen. Por otro lado veremos cuáles son los estilos relacionales más aplicados, así como la comunicación informal existente.

El flujo

La comunicación tanto dentro como fuera de las empresas puede ser de dos tipos, vertical (ascendente o descendente) u horizontal (o lateral), vamos a comentar a continuación ambas.

• Vertical ascendente:

Es la que encontramos cuando trabajadores o grupos enmarcados dentro de un determinado nivel en la organización se comunican con trabajadores o grupos de niveles superiores al suyo. Si un becario, peón u obrero, aportan informaciones o ideas a su coordinador y este a su vez a su jefe, se esta produciendo la comunicación vertical ascendente. La intención es fomentar la retroalimentación en las empresas, buscando la mejora continua de procesos, situaciones laborales, sistemas, etc. Es muy importante aplicar ésta modalidad comunicativa ya que muchas organizaciones no la tienen en cuenta, pero hay que saber que la simple escucha puede solucionar posteriores problemas, aumentar la productividad o mejorar el rendimiento, si se ejecutan los procesos adecuados. Imaginemos por un momento que un jefe de equipo no utiliza la retroalimentación y omite los comentarios de los otros miembros del grupo. Los días para su desaparición están contados.

Hay muchas opciones para fomentar éste tipo de comunicaciones, como pueden ser los buzones de sugerencias, encuestas sobre la situación de los trabajadores, informes sobre desempeño, entrevistas, admisión de quejas, etc.

Lo importante es hacer que la organización mejore, buscando para ello todas las herramientas que estén a nuestro alcance.

• Vertical descendente:

Es exactamente la contraria a la anterior, es decir, la que encontramos cuando trabajadores o grupos enmarcados dentro de un determinado nivel en la organización se comunican con trabajadores o grupos de niveles inferiores al suyo. Cuando un gerente o coordinador explica una serie de funciones, objetivos o tareas a los trabajadores que están a su cargo, aplican este tipo de comunicación.

• Horizontal o lateral:

En éste caso dos trabajadores que se encuentran en un mismo nivel intercambian información o ideas, por ejemplo, dos o más miembros de un equipo de trabajo, o la que llevan a cabo varios jefes de equipo reunidos. De ésta forma se promueve la rapidez en el intercambio de información, evitando procesos lentos y burocráticos, centrándose principalmente en aspectos informales y fomentando la acciones muy recomendable y podemos encontrar reuniones de jefes de departamento, de peones, obreros, etc.

Redes

La información que se emite y recibe necesita unos canales para que sea efectiva. En las organizaciones empresariales podemos distinguir principalmente dos, formales e informales.

Las redes de comunicación formales se decantan principalmente por la comunicación vertical, centrándose generalmente en las jerarquías y niveles, así como en funciones y tareas laborales. Podemos distinguir tres modelos, la cadena, la rueda y todos los canales.

La cadena: es la comunicación formal pura, para informar hay que seguir escrupulosamente lo estipulado, es decir, si queremos que la parte superior de la jerarquía conozca las opiniones que un trabajador, éste tendrá que ir eslabón a eslabón sin saltase ninguno. Como podemos ver la rigidez es muchas veces excesiva, pudiendo limitar la evolución empresarial.

La rueda: centraliza toda la información procedente de varios emisores en un solo receptor. En muchos casos se refiere al líder del grupo, el gerente, etc. ésta persona coordinara esa información y la emitirá o retroalimentara según su consideración. La rapidez con respecto a la opción anterior aumenta, aunque sigue existiendo un cierto grado de rigidez.

Todos los canales: se produce una intercomunicación global entre varios trabajadores, por ejemplo los componentes de un equipo de trabajo. Esto facilita una comunicación más rápida y activa en cuanto a funciones, tareas, etc., aumentando la satisfacción general de los participantes, cuya coordinación es llevada a cabo por un líder prefijado.

Por otra parte encontramos las redes informales de comunicación, tendientes mas hacia aspectos no laborales, y centrándose en factores sociales y personales. Por todo ello se filtran las jerarquías y no fomentan en absoluto la rigidez, aumentando la flexibilidad dentro de la empresa.La información se emite y recibe en forma de rumor, chisme, o similar, independientemente de los gerentes, directivos o jefes de grupo, ya que se percibe con un grado importante de fiabilidad. Todos hemos escuchado rumores en nuestros puestos de trabajo, que unas veces se cumplen y otras no, pero en el momento en que son emitidos y difundidos su credibilidad es importante, afectando en ocasiones a situaciones percibidas como muy importantes para los empleados, como pueda ser un futuro ascenso, o la reubicación de funciones de varios empleados. Estos chismes dentro de la comunicación informal, también pueden ser relativos a necesidades, preocupaciones o situaciones personales de los empleados. Es interesante si la empresa puede colaborar y satisfacerlos, ya que los empleados agradecen todo el apoyo que la empresa les haya prestado, ante la futura paternidad o maternidad, enfermedad de familiares, etc.