GTI José Manuel González

Los sistemas de información brindan grandes oportunidades para crear ventajas competitivas, para cambiar la manera como una empresa compite, o para innovar los procesos de una organización.
La realización de un Plan de Sistemas de Información dentro de cualquier organización, tiene como finalidad asegurar la adecuación entre los objetivos estratégicos de la misma y la información necesaria para soportar dichos grandes objetivos. Esto hace que una metodología de planificación de sistemas abarque a toda la organización y exige tener en cuenta una serie de conceptos, en cuanto a planificación de estrategias, que desbordan el marco específico de una metodología de desarrollo de sistemas.
Una estrategia es un conjunto de decisiones que se toman con miras a lograr algo (un objetivo). En el caso de una organización, una estrategia a largo plazo es lo que permite lograr la visión de la organización en un futuro. Esta estrategia es el resultado de una serie de decisiones sobre su alcance, competencias y manejo:
El Alcance del Negocio está asociado con decisiones que determinan dónde va a competir la empresa, e implica contestar ¿qué productos o serviciosva a producir?, ¿en qué nichos?, ¿para qué clientes? y ¿en qué zonas geográficas

Los Sistemas de Información tienen una enorme importancia en el incremento de la capacidad organizacional frente al cambio del entorno. La voluntad de lograr un sistema de información útil, que permita obtener una ventaja competitiva, implica la posibilidad de ofrecer múltiples, frecuentes, oportunas y relevantes informaciones.

Cualquier institución científica que abogue por alcanzar niveles elevados de eficiencia y eficacia en la gestión de sus funciones sustantivas debe considerar el desarrollo de iniciativas dirigidas en este sentido.
Un SI implica cambios en los puestos, habilidades, administración y organización. Las instituciones deben comprender porque el desarrollo de SI es una forma de cambio organizacional que implica a muchas personas diferentes en la institución, por lo tanto es importante identificar cuales son los grupos que están involucrados en el desarrollo de sistemas y formalizar sus responsabilidades (Espinosa y Medina, 1999; López, 1999).

Los sistemas de información proporcionan la comunicación y el poder de análisis que muchas empresas requieren para llevar a cabo el comercio y administrar los negocios a una escala global.

Es un conjunto de componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir la información para apoyar la toma de decisiones y el control de una institución.

Tres actividades de un sistema de información producen la información que la institución requiere para la toma de decisiones, para el control de las operaciones, el análisis de los problemas y la creación de nuevos productos y servicios. Estas actividades son:

• Las de alimentación o insumo, es la captura o recolección de datos primarios dentro de la institución o de su entorno para procesarlos en un sistema de información.
• El procesamiento, es la conversión del insumo en forma que sea más compresible para los seres humanos (a algo que tenga más sentido).
• El producto o salida, transfiere la información procesada a las personas o actividades donde deba ser empleado

Los sistemas de información también requieren la retroalimentación que es el producto regresado a personas a los miembros adecuados de la institución para ayudarles a evaluar o a corregir la etapa de alimentación.

Como existen intereses, especialidades y niveles diferentes en una institución, existen también distintos tipos de sistemas

1.-) Los sistemas del nivel operativo.

Apoyan a los gerentes operativos al hacer el seguimiento de las actividades y transacciones elementales de la institución como ventas, recepción de materiales, depósitos en efectivo, etc.

El fin principal de este sistema es responder a las cuestiones de rutina y seguir el flujo de transacciones a lo largo de la institución. La información que brinde debe ser fácilmente accesible, actual y correcta.

2.-) Los sistemas de nivel de conocimientos.

Apoyan a los trabajadores del conocimiento y los de la información en una institución. La finalidad de estos sistemas es ayudar a la empresa de negocios a integrar nuevos conocimientos para el negocio y para que la institución controle el flujo de la documentación. Estos sistemas en especial bajo la forma de estaciones de trabajo y sistemas de oficina constituyen las aplicaciones de mayor crecimiento en la actualidad en los negocios.

3.-) Los sistemas de nivel gerencial.

Se diseñan para las actividades de seguimiento, control, toma de decisiones y las actividades administrativas de los administradores de nivel medio.

Estos sistemas comparan los resultados del trabajo del día con los del mes o el año anterior.

Proporcionan reportes periódicos en vez de información instantánea sobre las operaciones.

Tienden a enfocarse en decisiones menos estructuradas para las cuales los requerimientos de información no son siempre claros. Responden a los “Que pasa sí? Las respuestas a estas preguntas con frecuencia requieren de nueva información de fuentes externas, así como internas, que no pueden obtenerse de los sistemas de nivel operativo.

4.-) Los sistemas de nivel estratégico.

Ayudan a los niveles directivos a atacar y dirigir las cuestiones estratégicas y las tendencias a largo plazo dentro y en el entorno de la institución

Su interés principal es hacer frente a los cambios que ocurren en el entorno con las capacidades con las que se cuentan.

Hoy en día muchas empresas están en proceso de globalización, es decir, se están convirtiendo en empresas globales interconectadas en red, han utilizado la tecnología de información durante muchos años para automatizar procesos gerenciales y respaldar el análisis y la presentación de información para la toma de decisiones gerenciales.

Las nuevas organizaciones serán las empresas motores de la economía y estarán esencialmente relacionadas con el mundo de la informática y las telecomunicaciones.

La influencia de las tecnologías de información producirán efectos en numerosas actividades laborales. La cualificación del punto de trabajo, la calidad de vida laboral, las relaciones laborales, las estructuras organizativas y las nuevas formas de trabajo, es decir, el tele trabajo, el autsourcing (subcontratación).

Elementos que cumplen con una Efectiva Comunicación en las Organizaciones.

• Internet: Es una red pública mundial que ofrece posibilidades para desarrollar aplicaciones internas de una empresa o de interconexión con clientes y/o proveedores.
• Intranet: Es la red dentro de una organización que utiliza tecnología de Internet (como exploradores y servidores web, publicación de documentos hipermedía HTPL y bases de datos etc. ) con el fin de proporcionar dentro de empresa un entorno similar a Internet, para compartir informaciones, colaboración y el respaldo de procesos empresariales.
• Extranets: Son enlaces de red que utilizan tecnología de Internet para interconectar la Intranet de una empresa con las Intranets de sus clientes, proveedores u otros socios empresariales.
• EDI: Como red pública de especialidad, tenemos los servicios de valor agregado EDI (Electronic Dita Interchanges), estos fueron creados para facilitar el comercio electrónico y hacen posible el envío de formatos preestablecidos.

El comercio electrónico realizado entre empresas es llamado en inglés Business-to-business o B2B. El B2B puede estar abierto a cualquiera que esté interesado (como el intercambio de mercancías o materias primas), o estar limitado a participantes específicos pre-calificados (mercado electrónico privado). Algunas de sus virtudes son: 

• Mejoras en la distribución: La Web ofrece a ciertos tipos de proveedores (industria del libro, servicios de información, productos digitales) la posibilidad de participar en un mercado interactivo, en el que los costos de distribución o ventas tienden a cero, como por ejemplo en la industria del software, en la que los productos pueden entregarse de inmediato, reduciendo de manera progresiva la necesidad de intermediarios. 
• Comunicaciones comerciales por vía electrónica: Actualmente, la mayoría de las empresas utiliza la Web para informar a los clientes sobre la compañía, aparte de sus productos o servicios, tanto mediante comunicaciones internas como con otras empresas y clientes; esto facilita las relaciones comerciales, así como el soporte al cliente, ya que al estar disponible las 24 horas del día, las empresas pueden fidelizar a sus clientes mediante un diálogo asincrónico que sucede a la conveniencia de ambas partes. 
• Beneficios operacionales: El uso empresarial de la Web reduce errores, tiempo y sobrecostos en el tratamiento de la información. Los proveedores disminuyen sus costos al acceder de manera interactiva a las bases de datos de oportunidades de ofertas, enviar éstas por el mismo medio, y por último, revisar de igual forma las concesiones; además, se facilita la creación de mercados y segmentos nuevos, el incremento en la generación de ventajas en las ventas, la mayor facilidad para entrar en mercados nuevos, especialmente en los geográficamente remotos, y alcanzarlos con mayor rapidez. 
• Facilidad para fidelizar clientes: Mediante la aplicación de protocolos y estrategias de comunicación efectivas que le permitan al usuario final del portal web de la compañía plantear inquietudes, levantar requerimientos o simplemente hacer comentarios con relación a los productos o servicios de la misma, y si y solo si estos comentarios son debidamente procesados se puede crear un elemento importante para lograr la fidelización de los clientes, y en consecuencia aumentar la re-compra de productos y servicios, así como también la ampliación del rango de cobertura en el mercado.

Una de las partes más importante dentro de cualquier organización es sin duda el tenerla bien definida y saber perfectamente lo que cada persona, que forma dicha organización, hace o debe de hacer dentro de ella, es por eso que se vuelve imprescindible trabajar con descripciones de puestos. En un departamento de sistemas existe puestos genéricos definidos los cuales son tomados por la organización y adaptados según sus necesidades. A continuación damos un ejemplo de dichos puestos genéricos y posteriormente de cómo éstos fueron adaptados a nuestras necesidades y casos específicos.

Informático Generalista : Con experiencia amplia en ramas distintas. Deseable que su labor se haya desarrollado en Explotación y en Desarrollo de Proyectos. Conocedor de Sistemas.

Experto en Desarrollo de Proyectos: Amplia experiencia como responsable de proyectos. Experto analista. Conocedor de las metodologías de Desarrollo más importantes.

Técnico de Sistemas : Experto en Sistemas Operativos y Software Básico. Conocedor de los productos equivalentes en el mercado. Amplios conocimientos de Explotación.

Experto en Bases de Datos y Administración de las mismas: Con experiencia en el mantenimiento de Bases de Datos. Conocimiento de productos compatibles y equivalentes. Buenos conocimientos de explotación.

Entre Otros puestos que aunque no son mencionados tienen responsabilidades muy importantes dentro del departamento pues al igual que cualquier otro departamento de la empresa este se vuelve vital para el día a día de trabajo.

Un director de Sistemas tiene hoy en día un perfil Técnico y de Negocios, por tal motivo muchos perfiles técnicos que en épocas anteriores llegaron a ocupar con éxito esa función, hoy no lo pueden hacer si carecen de formación, entrenamiento o habilidades para ver el negocio en su totalidad

Deberá focalizarse en incrementar lo que se denomina competencias soft como parte de poder ver y actuar en función del negocio en su totalidad.
No solo se les pide conocer el mercado en el cual trabajan en profundidad y tener una mirada comercial del mismo si no que también se requiere para poder ocupar ese puesto:

• Formación y capacidad de management
• Buena comunicación. Capacidad para presentar ideas e instrucciones con efectividad y sentido de la oportunidad y poder escuchar activamente. 
• Liderazgo de proyectos. Capacidad para alinear su conducta y la de otras personas en función de un proyecto en común.
• Poder de negociación. Oratoria.
• Buenas relaciones interpersonales. Dirección de equipos de trabajo. Capacidad para establecer vínculos de manera efectiva con diferentes personas o grupos. 
• Poder ponerse en el lugar del usuario y entender lo que éste necesita (usuario interno o cliente externo).
• Conocimiento de todas las áreas de la empresa y buena relación con cada una de ellas.
• Presentaciones eficaces.
• Buen manejo del factor TIEMPO.
• Habilidades analíticas y toma de decisiones: Capacidad para identificar las causas y resolver problemas a través de la toma de decisiones utilizando el pensamiento critico, analítico y sistémico.
• Planeamiento y organización: Capacidad para anticipar, planear y organizar tareas / proyectos a través de decisiones apropiadas.
• Adaptación /flexibilidad: Capacidad para adecuarse rápidamente a los cambios en los procesos de trabajo. 
• Capacidad para gestionar el proceso de cambio.

Estas competencias pueden ser adquiridas mediante un proceso formal e informal de educación algunas, mediante la experiencia otras, pero por sobre todas las cosas una identificación de las que se poseen para trabajarlas e incrementarlas, y adquirir aquellas que no se tienen.

ESTRUCTURAS DE COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN EN LA EMPRESA

Siguiendo el enfoque sectorial (Porter, 1982), se pone de manifiesto que las TI afectan a la competencia de las empresas de cinco formas (McFarlan, 1985; Porter y Millar, 1986; Bakos y Treacy, 1986; Cash y Konsiynski, 1986):
1. Crean nuevas ventajas competitivas, al integrarse en las actividades de su cadena de valor, mejorando la eficiencia de dichas actividades o la naturaleza de los enlaces entre las actividades.

2. Modifican la estructura del sector industrial, alterando las relaciones con las fuerzas competitivas (proveedores, clientes, productos sustitutos y competidores).

3. Modifican las barreras del sector y de la empresa, creando SIO, sistemas de información automatizados compartidos por dos o más empresas.

4. Son capaces de originar nuevos negocios, por la combinación de varias tecnologías, como consecuencia de un exceso de capacidad o de conocimiento, o de subproductos.

5. Son capaces de modificar la estructura organizativa de las empresas, afectando al diseño de puestos, a las funciones directivas y a la forma de hacer las cosas de las empresas.

Un sistema es un grupo de componentes interrelacionados que trabajan en conjunto hacia una meta común mediante la aceptación de entradas y generando salidas en un proceso de transformación organizado. Este tipo de sistema (algunas veces llamado sistema dinámico) tiene los tres componentes o funciones básicos de interacción: entrada, procesamiento salida.

Una empresa es un sistema organizacional donde los recursos económicos (entrada) se transforman mediante diversos procesos organizacionales (procesamiento en bienes y servicios (salida). Los sistemas de información proporcionan información (retroalimentación) sobre las operaciones del sistema a la gerencia para la dirección y el mantenimiento del sistema (control), intercambian entradas y salidas en el entorno.

Actividades básicas de los sistemas de información.

• Entrada. Capturar mediante un escáner óptico las etiquetas de códigos de barras en la mercancía. 
• Procesamiento. Calcular el pago de empleados, impuestos y otras deducciones de la nómina. 
• Salida. Generar informes y presentaciones sobre el desempeño de las ventas. 
• Control. General señales audibles para indicar el ingreso apropiado de datos de venta 

La Tecnología de Información (TI) nació como soporte a las necesidades dentro de las organizaciones.
sirven para el registro de las transacciones diarias y la generación de reportes que presentan información con características de importancia, relevancia, claridad, sencillez y oportunidad de tal forma que sea útil para las personas a quienes se les entrega.
Se ve su uso en muchas empresas, que van desde una clasificación de micro hasta gran empresa; sin embargo, la aplicación en cada una puede variar debido a la magnitud de actividades de la misma.
Entre las aplicaciones más comunes están: Planillas de Pago, Facturación, Registro de IVA, Manejo de Cuentas Bancarias, Control de Inventarios, Cobros, Pagos, Registros Financieros y Académicos, Préstamo de libros en bibliotecas, etc.
Cada una de éstas responde a necesidades de las empresas en las que se usan; por ejemplo, en una empresa comercial se puede tener automatizado el inventario de productos de tal manera que se aumente cuando se realizan compras y se disminuya cuando se registran ventas.
Se puede identificar los siguientes componentes de un Sistema de Información:

• Datos: Hechos aislados que por sí solos no significan mucho. 
• Información: Datos modificados o combinados que poseen significado de utilidad para quien los recibe.Personas: Empleados (usuarios) que hacen uso de los sistemas de información y que según su puesto los desarrollan, manipulan, mantienen o usan la información resultante de ellos. 
• Actividades: Conjunto de asignaciones o pasos desarrollados para completar un proceso o función de empresa, como: Registro de compras, ventas, cuentas por cobrar/pagar; cada una de las cuales está asociada a una aplicación de computadora. 
• Redes: Integración de equipos con el fin de compartir recursos de hardware y software 
• Tecnología: Hardware y software que sostiene al resto de componentes.

se entiende como "aquellas herramientas y métodos empleados para recabar, retener, manipular o distribuir información. La tecnología de la información se encuentra generalmente asociada con las computadoras y las tecnologías afines aplicadas a la toma de decisiones (Bologna y Walsh, 1997: 1)

Por TIC, segun entendemos el conjunto Seoane (2005)se entiende que el conjunto de tecnologia y recursos asociados a los sistemas de informacion y comunicacion. Esto es el conjunto de tecnologias que nos sirven para la gestion eficiente de la informacion que se genera en la empresa.

"Las tecnologías de la información y la comunicación (TIC o bien NTIC para nuevas tecnologías de la información y de la comunicación) agrupan los elementos y las técnicas usadas en el tratamiento y la transmisión de la información, principalmente la informática, Internet y las telecomunicaciones."