La cruda realidad

La cruda realidad
domingo, 24 de febrero de 2013
En el siguiente documento de publicidad de una empresa de mantenimiento profesional, se muestran  algunas de las actividades de mantenimiento de aplicaciones en empresas.
Es importante calcar que en caso de no tener la capacidad, contratar a una empresa profesional es una de las mejores maneras de estar en vanguardia y ser competitivo en el merado.


Una de las partes más importante dentro de cualquier organización es sin duda el tenerla bien definida y saber perfectamente lo que cada persona, que forma dicha organización, hace o debe de hacer dentro de ella, es por eso que se vuelve imprescindible trabajar con descripciones de puestos. En un departamento de sistemas existe puestos genéricos definidos los cuales son tomados por la organización y adaptados según sus necesidades. A continuación damos un ejemplo de dichos puestos genéricos y posteriormente de cómo éstos fueron adaptados a nuestras necesidades y casos específicos.

Informático Generalista : Con experiencia amplia en ramas distintas. Deseable que su labor se haya desarrollado en Explotación y en Desarrollo de Proyectos. Conocedor de Sistemas.

Experto en Desarrollo de Proyectos: Amplia experiencia como responsable de proyectos. Experto analista. Conocedor de las metodologías de Desarrollo más importantes.

Técnico de Sistemas : Experto en Sistemas Operativos y Software Básico. Conocedor de los productos equivalentes en el mercado. Amplios conocimientos de Explotación.

Experto en Bases de Datos y Administración de las mismas: Con experiencia en el mantenimiento de Bases de Datos. Conocimiento de productos compatibles y equivalentes. Buenos conocimientos de explotación.

Entre Otros puestos que aunque no son mencionados tienen responsabilidades muy importantes dentro del departamento pues al igual que cualquier otro departamento de la empresa este se vuelve vital para el día a día de trabajo.

Como podemos observar un departamento de sistemas es como una rueda más de la compañía la cual se basa no solo en soporte técnico y tecnológico a los demás trabajadores sino en la creación de nuevos programas y accesos para facilitar el trabajo de los demás. Por ello debemos considera a sistemas una pieza clave de funcionamiento.

Un director de Sistemas tiene hoy en día un perfil Técnico y de Negocios, por tal motivo muchos perfiles técnicos que en épocas anteriores llegaron a ocupar con éxito esa función, hoy no lo pueden hacer si carecen de formación, entrenamiento o habilidades para ver el negocio en su totalidad

Deberá focalizarse en incrementar lo que se denomina competencias soft como parte de poder ver y actuar en función del negocio en su totalidad.
No solo se les pide conocer el mercado en el cual trabajan en profundidad y tener una mirada comercial del mismo si no que también se requiere para poder ocupar ese puesto:
  • Formación y capacidad de management
  • Buena comunicación. Capacidad para presentar ideas e instrucciones con efectividad y sentido de la oportunidad y poder escuchar activamente. 
  • Liderazgo de proyectos. Capacidad para alinear su conducta y la de otras personas en función de un proyecto en común.
  • Poder de negociación. Oratoria.
  • Buenas relaciones interpersonales. Dirección de equipos de trabajo. Capacidad para establecer vínculos de manera efectiva con diferentes personas o grupos. 
  • Poder ponerse en el lugar del usuario y entender lo que éste necesita (usuario interno o cliente externo).
  • Conocimiento de todas las áreas de la empresa y buena relación con cada una de ellas.
  • Presentaciones eficaces.
  • Buen manejo del factor TIEMPO.
  • Habilidades analíticas y toma de decisiones: Capacidad para identificar las causas y resolver problemas a través de la toma de decisiones utilizando el pensamiento critico, analítico y sistémico.
  • Planeamiento y organización: Capacidad para anticipar, planear y organizar tareas / proyectos a través de decisiones apropiadas.
  • Adaptación /flexibilidad: Capacidad para adecuarse rápidamente a los cambios en los procesos de trabajo. 
  • Capacidad para gestionar el proceso de cambio.
Estas competencias pueden ser adquiridas mediante un proceso formal e informal de educación algunas, mediante la experiencia otras, pero por sobre todas las cosas una identificación de las que se poseen para trabajarlas e incrementarlas, y adquirir aquellas que no se tienen.



Podemos decir que los (SI) sistemas de información son de gran utilidad para cualquier empresa, no importando el giro de esta ya que la finalidad de estos es recopilar, integrar, analizar y dispersar información interna y externa de manera eficaz y eficiente.

Los puntos que hay que considerar para poder implementar un buen sistema de información son:
• Contar con equipo y tecnología adecuada

• Identificar las necesidades de la empresa

• Determinar por departamentos los objetivos
Muchas empresas están tomando la decisión de reestructurar su (TI) tecnología de información, ya que se están dando cuenta de todo los cambios positivos que esto implica para su negocio, es muy importante que las empresas logren identificar cuando es necesario cambiar sus procesos de información, siempre y cuando estos no estén funcionando correctamente.

También es de mucha importancia el que la empresa ofrezca servicio en línea mediante página Web, ya que esto es un escaparate para obtener nuevos clientes si se utilizan estrategias adecuadas de marketing.

Actualmente existen muchas empresas que utilizan esta herramienta de paginas Web, pero son muy pocas la que realmente obtienen beneficios y todo esto se bebe a el mal uso de la publicidad, marketing o por que no, el diseño de la misma pagina.

El comercio electrónico y la comunicación inalámbrica, son también parte de la tecnología con la que muchas empresas suelen ofrecer sus productos y/o servicios, ya que esto les permite reducir sus costos de manera significativa además de que hoy en día mas del 25% del comercio electrónico se realiza a través de medios inalámbricos.

Esta herramienta permite a las empresas obtener grandes oportunidades de crecimiento, ya que podrán contar con la gran ventaja de que sus productos y/o servicios estarán a la vista de sus clientes durante todos los días del año.

La conexión en red en las empresas es una manera muy común de compartir información, y que permite a cualquier usuario de dicha red obtener información en el momento que se requiera, es por eso que todas aquellas empresas que no manejen conexiones en red puede que en un futuro presenten problemas internos en cuanto a la obtención de información.

Sistemas de información por áreas

Recursos Humanos: El área de Recursos Humanos o de Gestión de Talento también puede encontrar paquetes de software para correr un sistema de información específico con ánimo de gestionar el capital humano mediante la integración de 4 módulos de información: nóminas, prestaciones sociales, indicadores de productividad y gestión de recursos humanos. Con lo anterior se establecen conexiones funcionales que permiten disminuir costos e incrementar la productividad del personal en las organizaciones.

Marketing: El área de marketing o mercadeo en las empresas utilizan un sistema de información para administrar su relación con los clientes llamado CRM (Customer Relationship Management), el cual sirve para llevarles seguimiento específico a las necesidades de estos para cubrirlas de forma eficiente. Este sistema funciona en base a un Datawarehouse (Almacén de datos) con todos los datos de cada uno de los clientes, un gestor que los administra y un departamento de telemarketing. Es actualmente uno de los pilares fundamentales del servicio postventa.

¿Cuales son las funciones del área de sistemas?
Administración de sistemas y soporte centralizados.

Gran parte de la actividad que desarrollamos en el Área de Sistemas corresponde a la administración de los sistemas operativos y al soporte a los usuarios de los computadores centrales o corporativos, con los objetivos de garantizar la continuidad del funcionamiento de las máquinas y del "software" al máximo rendimiento, y facilitar su utilización a todos los sectores de la comunidad de la Empresa.

Esta labor se desarrolla en tareas como éstas:

  • Mantenimiento de los equipos, detección y resolución de averías.
  • Sintonía del sistema operativo y optimización del rendimiento.
  • Gestión de cuentas de usuario y asignación de recursos a las mismas.
  • Preservación de la seguridad de los sistemas y de la privacidad de los datos de usuario, incluyendo copias de seguridad periódicas.
  • Evaluación de necesidades de recursos (memoria, discos, unidad central) y provisión de los mismos en su caso.
  • Instalación y actualización de utilidades de software.
  • Atención a usuarios ( consultas, preguntas frecuentes, información general, resolución de problemas, asesoramiento...).
  • Organización de otros servicios como copia de ficheros en cinta, impresión desde otros ordenadores en impresoras dependientes de estos equipos...
Funciones del Área de Sistemas y Comunicaciones

La misión fundamental del Área es el diseño, implementación y mantenimiento de los elementos que constituyen lo que podemos llamar la infraestructura informática de la EMPRESA, entendiendo por tal los elementos físicos, lógicos, configuraciones y procedimientos necesarios para proporcionar a toda la comunidad los servicios informáticos necesarios para desarrollar sus actividades.

De otra forma más concreta, nos encargamos de la red informática que interconecta todos los edificios de la Universidad, de los ordenadores centrales que están a disposición de los usuarios y/o que prestan servicios a los ordenadores personales, así como de las aplicaciones instaladas en ellos y los servicios de uso general, como por ejemplo el correo electrónico.
A continuación una lista más detallada de funciones:
  • Instalación y configuración de los ordenadores centrales.
  • Altas y bajas de usuarios.
  • Instalación y configuración de aplicaciones en los servidores.
  • Mantenimiento de los discos de usuarios: quotas, etc.
  • Administración de las listas de correo
  • Copias de seguridad de los datos de los usuarios y recuperación de los mismos en caso de pérdida.
  • Instalación, configuración y mantenimiento de servicios como correo electrónico, proxy Web, X.500, FTP anónimo,
  • Diseño y configuración de la red que interconecta todos los edificios de la empresa.
  • Configuración de los procedimientos de funcionamiento de las aulas públicas de ordenadores.
ESTRUCTURAS DE COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN EN LA EMPRESA

ORGANIZACIÓN Y COMUNICACIÓN

Cada trabajador pasa una cantidad de tiempo elevado realizando sus funciones a lo largo de su vida por lo que la interacción con las personas que nos rodean es sumamente importante. Las organizaciones tienen que detectar las necesidades que pueden tener los trabajadores y, si es posible, satisfacerlas.

Si una organización quiere tener una comunicación adecuada y actual tiene que respetar y promover una serie de principios, que son los siguientes:

• Evolutiva: ha de fomentar la progresión hacia situaciones mejores para la empresa y el trabajador, evitando la monotonía que puede derivar en rigidez y formalismo excesivo. Hay que estar preparados para los imprevistos y saber asumirlos.

• Energética: buscar utilizar la información, formación y comunicación para promocionar aspectos comunicativos enriquecedores.

• Flexible: facilita todo tipo de comunicaciones, tanto las formales como las informales, lo importante es saber cuando se tiene que producir cada una de ellas.

• Abierta: intentará que las comunicaciones sean fáciles y abiertas, en interacción continua con el medio ambiente que rodea cada situación.

• Meta: la comunicación ha de tener una razón coherente para llevarse a cabo, especificando de éste modo el camino que se ha de seguir.

• Responsabilidad: la comunicación efectiva es un apoyo indudable hacia la autorresponsabilidad, evitando malos entendido y situaciones negativas.

En toda empresa hay que procurar que todos los aspectos posibles que colaboran en su funcionamiento estén organizados, incluida la comunicación. Ésta ha de tener unos objetivos y planes prefijados, apoyada en diversas direcciones y canales para su expansión, utilizando a su vez un número suficiente de instrumentos que puedan satisfacer las necesidades que se plantean. Cuando hablamos de lo relativo a la comunicación, buscando mejorarla, hay que tener presente que, como todas las cosas que se quieren hacer bien, no hay que pensar en que la mejora se produzca a corto plazo, sino que es preciso dejar un margen de medio o largo plazo. Si realmente queremos mejorar la comunicación en nuestra empresa, lo primero será hacer un diagnostico de en qué situación nos encontramos, teniendo en cuenta lo siguientes puntos:

Las estructuras: hay que saber como esta conformada la empresa, su organización, procedimientos, mecanismos de trabajo y coordinación, formas de comunicación e información, condiciones laborales y medio ambientales
Las estrategias: conocer pormenorizadamente la o las estrategias que se están aplicando, si es la adecuada y conocida por todos los integrantes de la organización.

La cultura: ser consciente de la evolución que ha tenido la empresa en éste ámbito durante su historia, especificando su sistema de valores, costumbres, estilos de administración, formas de comunicación y lenguaje, aspectos únicos o singulares con respecto a otras empresas.

Los comportamientos: para conseguir información interesante en éste aspecto es preciso centrarnos en la observación de opiniones, imágenes y actuaciones individuales y colectivas, que se completarán con las características derivadas de las funciones y tareas que se desarrollen. Por otro lado veremos cuáles son los estilos relacionales más aplicados, así como la comunicación informal existente.

El flujo

La comunicación tanto dentro como fuera de las empresas puede ser de dos tipos, vertical (ascendente o descendente) u horizontal (o lateral), vamos a comentar a continuación ambas.

• Vertical ascendente:

Es la que encontramos cuando trabajadores o grupos enmarcados dentro de un determinado nivel en la organización se comunican con trabajadores o grupos de niveles superiores al suyo. Si un becario, peón u obrero, aportan informaciones o ideas a su coordinador y este a su vez a su jefe, se esta produciendo la comunicación vertical ascendente. La intención es fomentar la retroalimentación en las empresas, buscando la mejora continua de procesos, situaciones laborales, sistemas, etc. Es muy importante aplicar ésta modalidad comunicativa ya que muchas organizaciones no la tienen en cuenta, pero hay que saber que la simple escucha puede solucionar posteriores problemas, aumentar la productividad o mejorar el rendimiento, si se ejecutan los procesos adecuados. Imaginemos por un momento que un jefe de equipo no utiliza la retroalimentación y omite los comentarios de los otros miembros del grupo. Los días para su desaparición están contados.

Hay muchas opciones para fomentar éste tipo de comunicaciones, como pueden ser los buzones de sugerencias, encuestas sobre la situación de los trabajadores, informes sobre desempeño, entrevistas, admisión de quejas, etc.

Lo importante es hacer que la organización mejore, buscando para ello todas las herramientas que estén a nuestro alcance.

• Vertical descendente:

Es exactamente la contraria a la anterior, es decir, la que encontramos cuando trabajadores o grupos enmarcados dentro de un determinado nivel en la organización se comunican con trabajadores o grupos de niveles inferiores al suyo. Cuando un gerente o coordinador explica una serie de funciones, objetivos o tareas a los trabajadores que están a su cargo, aplican este tipo de comunicación.

• Horizontal o lateral:

En éste caso dos trabajadores que se encuentran en un mismo nivel intercambian información o ideas, por ejemplo, dos o más miembros de un equipo de trabajo, o la que llevan a cabo varios jefes de equipo reunidos. De ésta forma se promueve la rapidez en el intercambio de información, evitando procesos lentos y burocráticos, centrándose principalmente en aspectos informales y fomentando la acciones muy recomendable y podemos encontrar reuniones de jefes de departamento, de peones, obreros, etc.

Redes

La información que se emite y recibe necesita unos canales para que sea efectiva. En las organizaciones empresariales podemos distinguir principalmente dos, formales e informales.

Las redes de comunicación formales se decantan principalmente por la comunicación vertical, centrándose generalmente en las jerarquías y niveles, así como en funciones y tareas laborales. Podemos distinguir tres modelos, la cadena, la rueda y todos los canales.

La cadena: es la comunicación formal pura, para informar hay que seguir escrupulosamente lo estipulado, es decir, si queremos que la parte superior de la jerarquía conozca las opiniones que un trabajador, éste tendrá que ir eslabón a eslabón sin saltase ninguno. Como podemos ver la rigidez es muchas veces excesiva, pudiendo limitar la evolución empresarial.

La rueda: centraliza toda la información procedente de varios emisores en un solo receptor. En muchos casos se refiere al líder del grupo, el gerente, etc. ésta persona coordinara esa información y la emitirá o retroalimentara según su consideración. La rapidez con respecto a la opción anterior aumenta, aunque sigue existiendo un cierto grado de rigidez.

Todos los canales: se produce una intercomunicación global entre varios trabajadores, por ejemplo los componentes de un equipo de trabajo. Esto facilita una comunicación más rápida y activa en cuanto a funciones, tareas, etc., aumentando la satisfacción general de los participantes, cuya coordinación es llevada a cabo por un líder prefijado.

Por otra parte encontramos las redes informales de comunicación, tendientes mas hacia aspectos no laborales, y centrándose en factores sociales y personales. Por todo ello se filtran las jerarquías y no fomentan en absoluto la rigidez, aumentando la flexibilidad dentro de la empresa.La información se emite y recibe en forma de rumor, chisme, o similar, independientemente de los gerentes, directivos o jefes de grupo, ya que se percibe con un grado importante de fiabilidad. Todos hemos escuchado rumores en nuestros puestos de trabajo, que unas veces se cumplen y otras no, pero en el momento en que son emitidos y difundidos su credibilidad es importante, afectando en ocasiones a situaciones percibidas como muy importantes para los empleados, como pueda ser un futuro ascenso, o la reubicación de funciones de varios empleados. Estos chismes dentro de la comunicación informal, también pueden ser relativos a necesidades, preocupaciones o situaciones personales de los empleados. Es interesante si la empresa puede colaborar y satisfacerlos, ya que los empleados agradecen todo el apoyo que la empresa les haya prestado, ante la futura paternidad o maternidad, enfermedad de familiares, etc.


viernes, 22 de febrero de 2013
Siguiendo el enfoque sectorial (Porter, 1982), se pone de manifiesto que las TI afectan a la competencia de las empresas de cinco formas (McFarlan, 1985; Porter y Millar, 1986; Bakos y Treacy, 1986; Cash y Konsiynski, 1986):
1. Crean nuevas ventajas competitivas, al integrarse en las actividades de su cadena de valor, mejorando la eficiencia de dichas actividades o la naturaleza de los enlaces entre las actividades.

2. Modifican la estructura del sector industrial, alterando las relaciones con las fuerzas competitivas (proveedores, clientes, productos sustitutos y competidores).

3. Modifican las barreras del sector y de la empresa, creando SIO, sistemas de información automatizados compartidos por dos o más empresas.

4. Son capaces de originar nuevos negocios, por la combinación de varias tecnologías, como consecuencia de un exceso de capacidad o de conocimiento, o de subproductos.

5. Son capaces de modificar la estructura organizativa de las empresas, afectando al diseño de puestos, a las funciones directivas y a la forma de hacer las cosas de las empresas.

jueves, 21 de febrero de 2013


La implacablemente de un sistema de información es la fase mas costosa y de mayor consumo de tiempo,
se dice que es costosa por que muchas personas, herramientas y recursos, están involucrados en el proceso

En la fase de implementación se instala el nuevo sistema de información para que empiece atrabajar y se capacita a sus usuarios para que puedan utilizarlo. La instalación puede realizarse según cuatro métodos: Directo, paralelo, piloto y en fases.

Método directo: Se abandona el sistema antiguo y se adopta inmediatamente el nuevo. Esto puede ser sumamente riesgoso porque si algo marcha mal, es imposible volver al sistema anterior, las correcciones deberán hacerse bajo la marcha. Regularmente con un sistema nuevo suelen surgir problemas de pequeña y gran escala. Si se trata de grandes sistemas, un problema puede significar una catástrofe, perjudicando o retrasando el desempeño entero de la organización.

Método paralelo: Los sistemas de información antiguo y nuevo operan juntos hasta que el nuevo demuestra ser confiable. Este método es debajo riesgo. Si el sistema nuevo falla, la organización puede mantener sus actividades con el sistema antiguo. Pero puede representar un alto costo al requerir contar con personal y equipo para laborar con los dos sistemas, por lo que este método se reserva específicamente para casos en los que el costo de una falla sería considerable.

Método piloto: Pone aprueba el nuevo sistema sólo en una parte de la organización. Al comprobar su efectividad, se implementa en el resto de la organización. El método es menos costoso que el paralelo, aun que más riesgoso. Pero en este caso el riesgo es controlable al limitarse aciertas áreas, sin afectar toda la empresa.

Método en fases: La implementación del sistema se divide en partes o fases, que se van realizando a lo largo de un periodo de tiempo, sucesivamente. Una vez iniciada la primera fase, la segunda no se inicia hasta que la primera se ha completado con éxito. Así se continúa hasta que se finaliza con la última fase. Es costoso por que se hace más lenta la implementación, pero sin duda tiene el menor riesgo.

Un sistema es un grupo de componentes interrelacionados que trabajan en conjunto hacia una meta común mediante la aceptación de entradas y generando salidas en un proceso de transformación organizado. Este tipo de sistema (algunas veces llamado sistema dinámico) tiene los tres componentes o funciones básicos de interacción: entrada, procesamiento salida.

Una empresa es un sistema organizacional donde los recursos económicos (entrada) se transforman mediante diversos procesos organizacionales (procesamiento en bienes y servicios (salida). Los sistemas de información proporcionan información (retroalimentación) sobre las operaciones del sistema a la gerencia para la dirección y el mantenimiento del sistema (control), intercambian entradas y salidas en el entorno.

Actividades básicas de los sistemas de información.
  • Entrada. Capturar mediante un escáner óptico las etiquetas de códigos de barras en la mercancía. 
  • Procesamiento. Calcular el pago de empleados, impuestos y otras deducciones de la nómina. 
  • Salida. Generar informes y presentaciones sobre el desempeño de las ventas. 
  • Control. General señales audibles para indicar el ingreso apropiado de datos de venta 






La Tecnología de Información (TI) nació como soporte a las necesidades dentro de las organizaciones.
sirven para el registro de las transacciones diarias y la generación de reportes que presentan información con características de importancia, relevancia, claridad, sencillez y oportunidad de tal forma que sea útil para las personas a quienes se les entrega.
Se ve su uso en muchas empresas, que van desde una clasificación de micro hasta gran empresa; sin embargo, la aplicación en cada una puede variar debido a la magnitud de actividades de la misma.
Entre las aplicaciones más comunes están: Planillas de Pago, Facturación, Registro de IVA, Manejo de Cuentas Bancarias, Control de Inventarios, Cobros, Pagos, Registros Financieros y Académicos, Préstamo de libros en bibliotecas, etc.
Cada una de éstas responde a necesidades de las empresas en las que se usan; por ejemplo, en una empresa comercial se puede tener automatizado el inventario de productos de tal manera que se aumente cuando se realizan compras y se disminuya cuando se registran ventas.
Se puede identificar los siguientes componentes de un Sistema de Información:
  • Datos: Hechos aislados que por sí solos no significan mucho. 
  • Información: Datos modificados o combinados que poseen significado de utilidad para quien los recibe.Personas: Empleados (usuarios) que hacen uso de los sistemas de información y que según su puesto los desarrollan, manipulan, mantienen o usan la información resultante de ellos. 
  • Actividades: Conjunto de asignaciones o pasos desarrollados para completar un proceso o función de empresa, como: Registro de compras, ventas, cuentas por cobrar/pagar; cada una de las cuales está asociada a una aplicación de computadora. 
  • Redes: Integración de equipos con el fin de compartir recursos de hardware y software 
  • Tecnología: Hardware y software que sostiene al resto de componentes.



lunes, 18 de febrero de 2013
se entiende como "aquellas herramientas y métodos empleados para recabar, retener, manipular o distribuir información. La tecnología de la información se encuentra generalmente asociada con las computadoras y las tecnologías afines aplicadas a la toma de decisiones (Bologna y Walsh, 1997: 1)

Por TIC, segun entendemos el conjunto Seoane (2005)se entiende que el conjunto de tecnologia y recursos asociados a los sistemas de informacion y comunicacion. Esto es el conjunto de tecnologias que nos sirven para la gestion eficiente de la informacion que se genera en la empresa.

"Las tecnologías de la información y la comunicación (TIC o bien NTIC para nuevas tecnologías de la información y de la comunicación) agrupan los elementos y las técnicas usadas en el tratamiento y la transmisión de la información, principalmente la informática, Internet y las telecomunicaciones."